Management assistant de A à Z : communiquer et collaborer efficacement

Vous êtes management assistant depuis de nombreuses années et désirez rafraîchir vos connaissances ? Cette formation est idéale pour approfondir vos compétences en secrétariat (de direction). Ce programme, réparti sur 7 jours de travail, répond parfaitement aux besoins des management assistants. En effet, il passe en revue les facettes actuelles et essentielles de la fonction. Sur plus de 15 ans d’expérience, cette formation a déjà accueilli des centaines de management assistants qui souhaitaient enrichir leurs aptitudes à communiquer et à collaborer. Faites le plein de techniques professionnelles et de conseils pratiques. Une occasion unique à ne pas manquer !

Objectifs

Management assistant de A à Z : une formation axée sur la pratique

Loin de se limiter aux grandes théories, nos formateurs répondent aux questions concrètes de votre quotidien et misent sur la pratique. L’idéal pour s’identifier aux thématiques proposées et appliquer la théorie immédiatement en sortant du cours. Cette formation destinée aux management assistants garantit des résultats immédiats !

Management assistant de A à Z : des résultats considérables

Au terme de 7 jours de formation, vous :

•  Connaissez et maîtrisez les tenants et aboutissants de votre fonction.
•  Avez approfondi vos connaissances et compétences à tous les niveaux.
•  Bénéficiez d’exemples pratiques tirés du quotidien de tout management assistant.
•  Avez gagné en assurance et acquis le goût de l’initiative.
•  Créez un réseau de collègues et collaborez au mieux avec votre manager.
•  Avez approfondi la gestion des ressources humaines, les relations publiques, le marketing et les finances.
•  Vous vous êtes enrichi sur le plan personnel et professionnel.

Avantages

• Cette formation vous offre une excellente occasion d’élargir votre réseau. Pourquoi la mise en réseau est-elle si importante aujourd’hui ? Tout simplement parce que vous pouvez apprendre beaucoup de vos collègues. Échange d’expériences, échange de méthodes de travail, transmission de conseils intéressants… Si vous restez seul(e) dans votre bureau, vous continuerez à travailler dans l’isolement. C’est d’ailleurs l’un des points positifs que les participants ne cessent de mentionner. En travaillant ensemble de manière intensive pendant sept jours, vous créez un groupe proche et un réseau précieux. L’échange d’expériences et de contacts se poursuit souvent après la formation. Il est donc toujours possible de se rabattre sur une personne qui est dans la même situation.
• Un indicateur comportant 60 critères vous permettra de connaître votre style de communication.
• Après avoir suivi le cours, vous aurez accès à un webinaire exclusif d’une heure qui vous donnera des conseils et des astuces pratiques.
• Vous obtiendrez également le livre « Out of office : formule de réussite pour travailleurs acharnés » écrit par l’une de nos formatrices, Sabine Tobback. Cet ouvrage se situe à la 2e place sur la liste des best-sellers (36 798 livres en tout).

Témoignages

Aperçu général intéressant de beaucoup d'aspect de notre travail. Remise en question de certaines choses et de soi vis-à-vis du travail, intéressante. Beaucoup de choses concrètes à appliquer dans la vie de tous les jours. Sabine sait bien mettre les gens à l'aise et fait en sorte qu'il y ait une bonne cohésion directement dans le groupe, c'est très chouette ! Cette formation est très intéressante, apporte beaucoup de choses concrètes pour notre travail de chaque jour. Les remises en questions nous font avancer.

Virginie Volckaert, HR Assistant, Delta Lloyd Life

Cette formation motive tant au niveau professionnel qu’au niveau privé. Le fait que presque tout est parfaitement assimilable dans notre fonction, fait de cette formation un must pour tout management assistant.

Sylvie De Mey, Executive assistant, ING België

En résumé, ce fut une formation très intéressante ! Les points forts sont : la gestion des conflits, l'intelligence émotionnelle, la gestion de temps, la correspondance, la gestion des ressources humaines.

Roxane Wilhelmus, Administrative Assistant, G-Tec

Le contenu de la formation était tout à fait adéquat, il correspondait exactement à mes attentes et les sujets étaient traités de manière ciblée et claire.

Patrizia Lopez, Assistant to CFO, Solvay Pharmaceuticals

Pour qui

Cette formation s’adresse aux profils suivants :

management assistants et secrétaires (de direction) disposant de quelques années d’expérience.

Programme

JOURS 1 et 2

La communication

• Collaborer sans communiquer : non merci !
• L’art de l’écoute active
• Comment éviter les malentendus ? La reformulation comme solution
• Formuler et accueillir des critiques de manière constructive
• Communiquer positivement avec le client : être efficace pour être apprécié

L’affirmation de soi

• Douceur, agressivité ou affirmation de soi ? Comment s’affirmer au travail ?
• Une bonne image de soi pour être sûr de soi
• Quel est mon comportement actuel ? Que faire pour réagir en m’affirmant ?
• Le plan en cinq étapes pour se sentir plus sûr de soi

La collaboration

• Collaborer avec des collègues sur un pied d’égalité
• Travailler avec et pour son patron
• Travailler pour plusieurs managers :
• Comment gérer ?
• Comment éviter les conflits ?
• Comprendre la hiérarchie et se comporter de manière adéquate
• Son comportement vis-à-vis des personnes difficiles

Le management de soi

• Connaître ses qualités, les exploiter toutes
• Comment développer ses qualités potentielles ou cachées ?
• Une attitude positive facilite la vie de tous : comment la développer ?
• Nous sommes tous victimes du stress : comment le gérer ?
• Quelles techniques appliquer pour éviter le stress négatif ?
• Comment aborder positivement le stress ?
• Comment accroître votre résilience dans les réunions importantes ?

Le management et la délégation

• Les principes du management situationnel vous aident à diriger et à être dirigé
• La délégation, partie intégrante des tâches du management assistant : comment et quand l’appliquer ?

La gestion de conflits

• Les conflits ne se ressemblent pas : types de conflits
• Sources de conflit : comment les conflits se créent-ils ?
• Identification d’un conflit : on ne se doute pas toujours qu’il est latent
• Prévention des conflits : cela vaut toujours mieux que guérir…
• De la solution des conflits à la gestion des conflits

Formatrice : Sabine Tobback, Formatrice-Entraîneur, ST Management

JOUR 3 - 1re partie

Concepts fondamentaux des relations publiques

• La portée précise des RP, les différentes formes de communication
• Processus de communication interne et externe
• Différence entre identité, culture et image. Comment promouvoir le style maison
• Communication orale, écrite, audiovisuelle : particularités respectives
• Quelques outils de RP à la loupe : journal d’entreprise, rapport annuel, contacts personnels, site Internet…
• Quel rôle le management assistant joue-t-il dans les RP ?

Formatrice : Sophie Lambert, Directrice Verviers Promotion, Relations Presse Ville de Verviers

JOUR 3 - 2e partie

La recherche rapide et efficace sur internet + travailler de manière plus sure dans un contexte de cybersécurité

• L’Internet, source inépuisable d’information : comment trouver ce que l’on cherche ?
• Comment utiliser les possibilités de recherche de façon optimale dans Google… ?
• Quelles sont les possibilités d’exploration du « Web invisible » ?
• Comment adapter votre logiciel de navigation pour travailler efficacement ?
• Des conseils et astuces pour travailler en toute sécurité
• Des outils pratiques qui vous aideront à remplir votre rôle d'assistant(e)

 Formateur : Kurt Bolsens, Formateur, Xylos

JOUR 4 - 1re partie

Concepts financiers et comptables fondamentaux

• Définition des comptes annuels
• Lecture du bilan
• Différence entre coûts et investissements, définition des frais généraux
• Les différentes techniques de financement à la disposition des entreprises
• Établissement d’un budget

Les nombreux exemples vous permettront de comprendre les concepts économiques fondamentaux à l’œuvre en entreprise.

Formateur : Alain Chaerels, Réviseur d’entreprises, PVMD Réviseurs d'entreprises

JOUR 4 - 2e partie

Intelligence émotionnelle

• Comprendre l'interaction des émotions et de la raison afin de pouvoir utiliser vos émotions comme un atout
• Découvrir les cinq compétences de l'intelligence émotionnelle en pratique
• Déterminer votre style de communication face aux émotions
• Comprendre et mieux gérer la richesse de vos propres émotions
• Identifier et comprendre les émotions de vos interlocuteurs
• Découvrir l'impact de vos émotions sur les autres
• Gérer les situations émotionnellement difficiles

Formateur : Daniel Jérôme, Coach et Formateur en management, Dynamic Solutions

JOUR 5

Concepts fondamentaux de la GRH

• La fonction de manager des ressources humaines
• 2 aspects clés : la gestion des RH et l'administration du personnel
• Planning du personnel
• Recrutement et sélection
• Accueil et introduction
• Formation et gestion des compétences
• Évaluation
• Rémunération
• Externalisation
• Concertation syndicale

Formateur : Jean-François Van Humbeeck, formateur, DynaHR

Les concepts fondamentaux du marketing

• L'essence du marketing, définition du métier
• Un produit sans marché est un avion sans ailes : le plan produit - marché
• Les quatre « P » du mix : produit, prix, place et promotion
• Produits ou services ? Différences d’approche marketing
• La focalisation sur le client, fil rouge de la réflexion marketing

Formateur : Florent Diverchy, Consultant en marketing digital, Bisnode Belgium

JOUR 6

Rédiger des lettres et des courriels

• Les normes NBN Z01-002 : un must et une aide
• Nouvelles bonnes pratiques en correspondance administrative et commerciale : stratégies pour rédiger des lettres orientées client et service
• Information mapping : une mise en page qui facilite l’accès et l’action
• Lettres et courriels : points communs et particularités
• Conseils pratiques pour la rédaction de lettres délicates (plaintes, refus…)
• Observations personnalisées de lettres et courriels apportés par les participants

Comptes rendus de réunion

• Différentes prises de notes en fonction du type de réunion, des destinataires (linéaire, grille, arborescence)
• Conseils pour prendre des notes lisibles : classification et formulation claires et précises
• Mind mapping : cartographier l’information, se l’approprier pour mieux la traiter

Formateur : Christian Lause, Formateur en rédaction professionnelle

JOUR 7

Gestion du temps

• « Ah, si la journée comptait 36 heures ! » Cette expression courante n’avance à rien
• Comment gérer efficacement votre temps et celui de votre manager ?
• La philosophie du sapin de Noël pour avoir prise sur la masse et la complexité des activités quotidiennes
• Mesurer pour savoir et pour améliorer : les tableaux de bord comme fondement du plan d’action personnel
• Les trois types de temps de travail – plus le temps pour la famille et le temps pour soi…
• La différence entre tâches urgentes et tâches importantes, pour définir les priorités
• Les tâches « qui bouffent votre temps » : ne pas se laisser submerger, mais s’y attaquer systématiquement !

Plan d’action personnel : « the way forward »

• Récapitulons : flashback sur 7 jours de formation
• Votre plan d’action

Formatrice : Sabine Tobback

Le prix: € 3.879,00 (hors TVA)

Nos formations sont couvertes par plusieurs types de subventions. Vérifiez si vous pouvez bénéficier de l'une d'entre elles et ne payer qu'une partie vous-même.

• Jusqu’à 30 % de subvention sur le kmo-portefeuille en Région Flamande pour des formations, des webinaires en direct et des formations virtuelles. Plus d’informations.

Extra

Veuillez apporter votre ordinateur portable avec vous pour la 3ième journée de cette formation.

Documentation

• Un indicateur composé de 60 critères vous donne un aperçu de votre style de communication personnel
• Après avoir suivi le cours, vous aurez accès à un webinaire exclusif d'une heure qui vous donnera des conseils et des astuces pratiques
• Y compris le livre de gestion "Out of office : the success formula for hard workers" écrit par l'une de nos formatrices, Sabine Tobback