Handleiding webinars

Hartelijk dank voor je medewerking aan onze webinars! Hier volgen enkele praktische afspraken. Mocht je vragen hebben, kan je altijd contact opnemen met je contactpersoon:

Myriam Viaene – [email protected]
Linda De Wolf - [email protected]
Meryam El Fakiri - [email protected]
Gianni Kerremans - [email protected]
Elke Dierens - [email protected]

How to webinar: hoe werkt het webinar platform Online Seminar?

Ben je op zoek naar een korte demo van ons webinarplatform Online Seminar? In deze korte video (15 min) doorloop je de verschillende mogelijkheden in de tool zelf! 

Hou je eerder van een geschreven handleiding? Ontdek het platform dan via deze handleiding.

Je presentatie

Je presentatie zal downloadbaar zijn via de webinarsoftware:

• Kies voor een Powerpoint-presentatie;
• Fontgrootte: 24-28 pt;
• Maximum bestandsgrootte: 4MB;
• Eerder beelden dan (veel) tekst;
• Deelnemers ontvangen de presentatie in pdf-formaat;
• Geen notities of animaties toevoegen aan de ppt. De presentatie wordt geüpload in ons systeem, waardoor notities en animaties verdwijnen.

Gelieve 1 week voor het webinar je presentatie aan ons te bezorgen. 

 

Pollvragen

Om de aandacht van de deelnemers te stimuleren (en te controleren) stellen we voor om doorheen je presentatie enkele pollvragen te lanceren.

Een poll is een keuzevraag die op het scherm van de deelnemers verschijnt. Zij kunnen dan hun ‘stem’ uitbrengen door te klikken op het door hen gewenste antwoord.

Bijvoorbeeld:

• Ja-Nee | Heb je al te maken gehad met crowdfunding?  
• Juist-Fout | Leden van een directiecomité kunnen onder een arbeidsovereenkomst werken. 
• Meerkeuze | Wat is de actuele wettelijke pensioenleeftijd in België? 65, 67 of 58

Tijdens je presentatie worden 3 pollvragen gesteld. Heb je al ideeën voor poll vragen? Stuur ze dan samen met je presentatie naar ons door.
 

Remote uitzenden

Webinars worden nu meestal remote uitgezonden. Dit betekent dat je niet naar onze studio in Mechelen hoeft te komen, maar dat je het webinar zelf van thuis (of kantoor) uitzendt. 

We vragen je om volgende zaken te doen en/of na te kijken:

• Je gebruikt een laptop met ingebouwde camera en microfoon en zorgt dat enkel deze aangesloten en operationeel zijn. Je gebruikt geen headset. 
• Als internetbrowser gebruik je Google Chrome.
• Je beschikt over een stabiele internetverbinding. We raden aan gebruik te maken van een internetkabel. Uitzenden over WiFi kan ook indien jouw verbinding sterk genoeg is. Dit kan je hier testen. 

Bij een remote uitzending gaan we altijd eerst een testwebinar met jou organiseren. Zo maak je kennis met het platform en kunnen wij beeld en geluid nakijken. 

Het is van essentieel belang dat je het testwebinar uitvoert op de locatie (thuis/kantoor) waar je ook het eigenlijke webinar zal uitzenden. 

We vragen je om vóór deelname aan het testwebinar de handleiding door te nemen of onze begeleidende filmpjes te bekijken. 

• Handleiding Online Seminar (PDF)
• Video 'Werken in Online Seminar' (15 min)
• Video 'Hoe open programma's nakijken (en uitzetten)' (3 min)

 

Webstudio

De opnames van onze webinars vinden plaats in een uitgerust webinar lokaal:

• Er staan laptops klaar, je hebt dus geen eigen materiaal nodig.
• Je mag wel de nodige notities meenemen, deze kunnen buiten beeld worden gelegd.
• Je krijgt een microfoon opgespeld.
• Een aparte camera filmt je gezicht.
• Een ‘host’ begeleidt je (technisch) doorheen het webinar.

Een half uur voor aanvang van je webinar word je verwacht in onze gebouwen (Motstraat 30 in Mechelen). Dat geeft ons tijd voor praktische en technische afspraken.

Je kan parkeren op de bezoekersparking. De parking kan je vinden achter onze gebouwen. Om deze parking te bereiken, sla je het ‘straatje’ in tussen ons gebouw en dat van De Lijn. Op het einde van dat straatje ga je naar links en kan je je wagen achter de slagboom parkeren. Vergeet niet na het webinar een parkeerticket aan de host te vragen.

Onze gebouwen zijn goed bereikbaar met de trein (10 minuten wandelen vanaf Mechelen station).De ingang van ons gebouw bevindt zich aan de straatkant. Vraag aan het onthaal naar je contactpersoon.

 

Coronamaatregelen in onze webinar studio

We streven er naar zo veel mogelijk webinars remote uit te zenden. Maar in uitzonderlijke situaties zijn we omwille van technische redenen genoodzaakt om vanuit onze studio in Mechelen uit te zenden. 

Om de veiligheid van sprekers en host te garanderen, gelden deze extra maatregelen. 

• Kom niet naar de webinar studio indien je je ziek voelt of de laatste 14 dagen in contact bent geweest met een covid-19 patiënt. 
• Kom niet naar de webinar studio indien je terugkomt uit een rode zone (buitenland, laatste 14 dagen). 
• Neem je mondneusmasker mee en draag dit steeds in het gebouw. Tijdens het webinar zelf kan dit afgezet worden als je aan het woord bent. 
• We laten maximum één spreker en één host tegelijk toe in onze webinar studio. Deze spreker en host zijn van elkaar gescheiden door 1,5m afstand en door een plexiglas scherm.
• Elke spreker krijgt een eigen microfoon. De plofkapjes worden na elke spreekbeurt ontsmet. 
• In de webinar studio is ontsmettingsmateriaal voorzien. Maar hier voldoende gebruik van. 
• We laten de deuren van het lokaal zo veel mogelijk open voor een goede verluchting. 
• Na elk gebruik wordt het materiaal ontsmet. 
• We vragen uitzonderlijk aan de spreker om zelf lunch en drank te voorzien.
• Word je ziek na het webinar? Neem dan telefonisch contact op met je huisarts.

Bovenstaande maatregelen gelden voor iedereen die aanwezig is in onze gebouwen, dus ook voor onze host. 

Spreken

Een webinar is best vermoeiend. Zowel voor de spreker als voor de deelnemers. Enkele tips:

• Hou je aan de afgesproken tijd;
• Praat rustig en adem op tijd;
• Aarzel niet om te drinken wanneer je dorst hebt;
• Probeer zoveel mogelijk in de camera te kijken;
• Las korte pauzes in door over te gaan naar het beantwoorden van vragen of het lanceren van pollvragen.

Dress code

Aangezien we soms met een green screen werken:

• Geen groene kleding;
• Geen drukke print zoals ruitjes, streepjes of bolletjes.

Vragen van deelnemers

De deelnemers kunnen vragen stellen tijdens het webinar. We kiezen ervoor dit enkel schriftelijk te laten gebeuren, in een chat field.

• Technische vragen worden beantwoord door de host.
• Inhoudelijke vragen worden door de host verzameld en op een apart scherm aan jou getoond. Aan jou om te kiezen of en wanneer je deze vragen beantwoordt.

 

Remote uitzenden

Indien je van thuis (of kantoor) uitzendt gelden bovenstaande aandachtspunten eveneens. Verder let je ook best op:

• Lichtinval: plaats je ergens waar voldoende licht is. Zorg er zeker voor dat de voornaamste lichtbron niet achter je is, want dan krijg je een heel donker beeld. 
• Geluid/lawaai: plaats je in een ruimte waar weinig achtergrondlawaai is. Sluit eventueel alle ramen/deuren. 
• Zorg voor een zo neutraal mogelijke omgeving/achtergrond. Kijk zelf goed wat er in beeld komt en haal storende elementen weg. Haal eventueel ook persoonlijke items weg indien je dit nodig acht (familiefoto's, kunstwerken,...).