Handleiding webinars

Hartelijk dank voor je medewerking aan onze webinars! Hier volgen enkele praktische afspraken. Mocht je vragen hebben, kan je altijd contact opnemen met je contactpersoon via t[email protected].

How to webinar: hoe werkt het webinar platform OnlineWebinar?

Voor onze webinars werken wij samen met onze partner OnlineWebinar. Onze klanten loggen aan op het OnlineWebinar platform en bekijken zo jouw webinar. Jij als docent krijgt toegang via een broadcastlink in een toegestuurde mail, waarmee je onmiddellijk terechtkomt in de online presentator-view van het webinar.

Benieuwd hoe dit werkt? 

1. Je krijgt van ons een mail met een broadcastlink. Je hoeft geen software te installeren op jouw laptop; via de browser aanloggen is voldoende. 
2. Het is de bedoeling dat je 15 minuten voor start van het webinar inlogt via de ontvangen link.
3. Je presentatie is op dat moment al opgeladen door ons, evenals de pollvragen, en de eventuele test achteraf. Deelnemers ontvangen achteraf ook automatisch een evaluatieformulier.
4. De webinartool is heel gebruiksvriendelijk en wijst zichzelf uit. Je ziet in een oogopslag waar je het webinar moet starten en stoppen, en hoe lang je bezig bent. Wanneer er een pauze voorzien is, klik je op de pauze-knop, en kan je nadien herstarten.
   Daarnaast zie je snel hoeveel deelnemers effectief aanwezig zijn, of er vragen gesteld worden, hoeveel mensen de poll-vragen al beantwoord hebben, …
5. Tijdens de uitzending zelf kan jij je als docent volledig focussen op 3 zaken:
   •    Klikken doorheen je presentatie en concentreren op de inhoud en boodschap die je wil brengen
   •    Poll-vragen lanceren na het verschijnen van een specifieke slide (zie verder)
   •    Eventuele vragen van deelnemers beantwoorden
6. Na de uitzending is er nog een kort evaluatiemoment. 

Snel wegwijs in deze nieuwe tool? Bekijk volgende screenshots om direct helemaal mee te zijn. 

Je presentatie

Je presentatie zal downloadbaar zijn via de webinarsoftware:

• Kies voor een Powerpoint-presentatie en gebruik onze Powerpointtemplate (deze kan je hier downloaden);
• Nummer de pagina's van je Powerpointpresentatie. Dit is handig als referentie voor je deelnemers, je contactpersoon bij NCOI Learning en voor onze partner Online Seminar; 
• Stel de diagrootte in op breedbeeld 16:9. Dit is noodzakelijk voor de webinarsoftware; 
• Fontgrootte: 24-28 pt;
• Maximum bestandsgrootte: 50 MB;
• Eerder beelden dan (veel) tekst;
• Deelnemers ontvangen de presentatie in pdf-formaat;
• Geen notities of animaties toevoegen aan de ppt. De presentatie wordt geüpload in ons systeem, waardoor notities en animaties verdwijnen.

Gelieve 1 week voor het webinar je presentatie aan ons te bezorgen. Wij zetten ze klaar in het desbetreffende webinar.

 

Pollvragen

Om de aandacht van de deelnemers te stimuleren (en te controleren) lanceren we tijdens je presentatie 2, 3 of 4 pollvragen: 

• Bent u de persoon op wiens naam het aanwezigheidsattest wordt opgemaakt? Ja
• Is het inloggen op het platform en de start van het webinar vlot verlopen? Ja/ Neen
• Op welke moment volgt u liefst een webinar?  ‘s morgens/ ‘s middags / ‘s avonds / ondemand
• Vindt u het belangrijk om de spreker altijd (mee) in beeld te hebben tijdens een webinar? Ja / Neen

Testvragen

Voor sommige beroepsverenigingen (DOM, ITAA, FSMA) zijn, naast een minimum aanwezigheid van 80% en het beantwoorden van de pollvragen, het antwoorden op inhoudelijke testvragen (1 voor ITAA/DOM & 3 voor FSMA) ook noodzakelijk om deelnemers hun attest te bezorgen.
Als een van deze accreditaties van toepassing is op jouw opleiding dan zal je contactpersoon bij NCOI je vragen om één of meerdere testvragen (multiplechoicevragen, inclusief oplossing) door te sturen, en worden deze alvast aan het webinar gehangen. Aan de deelnemers zal gevraagd worden om op het einde van het webinar de testvragen te beantwoorden. Bij 3 testvragen dienen de deelnemers 2 van de 3 testvragen correct te beantwoorden om hun attest te ontvangen.
 

Vragen van deelnemers

De deelnemers kunnen vragen stellen tijdens het webinar. We kiezen ervoor dit enkel schriftelijk te laten gebeuren, in een chat field. Je krijgt een rode pushmelding bij elke nieuwe vraag. Aan jou om te kiezen wanneer je deze vragen beantwoordt.

 

Remote uitzenden

Webinars worden nu altijd remote uitgezonden. Dit betekent dat je het webinar zelf van thuis (of kantoor) kan doceren. 

We vragen je om volgende zaken te doen en/of na te kijken:

• Je gebruikt een laptop met (ingebouwde) camera en microfoon en zorgt dat enkel deze aangesloten en operationeel zijn. 
• Je beschikt over een stabiele internetverbinding. We raden aan gebruik te maken van een internetkabel. Uitzenden over WiFi kan ook indien jouw verbinding sterk genoeg is. Dit kan je hier testen. 
• Geef de voorkeur aan Chrome of Firefox als browser.
• Als je inlogt zie je rechts bovenaan ook de status van je verbinding. Belangrijk hierbij is dat de status op groen moet staan vooraleer je start met uitzenden. Is dat niet het geval, volg dan de instructies die getoond worden.
• Plaats je ergens waar voldoende licht is. Zorg er zeker voor dat de voornaamste lichtbron niet achter je is, want dan krijg je een heel donker beeld. 
• Plaats je in een ruimte waar weinig achtergrondlawaai is. Sluit eventueel alle ramen/deuren. 
• Zorg voor een zo neutraal mogelijke omgeving/achtergrond. Kijk zelf goed wat er in beeld komt en haal storende elementen weg. Haal eventueel ook persoonlijke items weg indien je dit nodig acht (familiefoto's, kunstwerken,...). 
   

 

Spreken

Een webinar is best vermoeiend. Zowel voor de spreker als voor de deelnemers. Enkele tips:

• Praat rustig en adem op tijd;
• Aarzel niet om te drinken wanneer je dorst hebt;
• Probeer zoveel mogelijk in de camera te kijken;
• Las korte pauzes in door over te gaan naar het beantwoorden van vragen of het lanceren van pollvragen.