Het digitale secretariaat

Technologie staat niet stil: mobile devices, samenwerken in de cloud, social media, etc. Het is maar een greep uit de technologische ontwikkelingen van de afgelopen jaren. Ook op het secretariaat is de laatste jaren heel wat veranderd. Als medewerker kan je vandaag niet meer zonder de hedendaagse moderne tools. Pen en papier werden vervangen door tablets en laptops. Agenda’s beheren en delen we digitaal. De technologie van vandaag laat ons toe om efficiënter, sneller en resultaatgericht te werken. En het papierloze kantoor is een doel dat alsmaar meer realiteit wordt. Wil jij de switch maken naar een papierloos secretariaat, maar loop je daarin soms nog wat vast? Volg dan deze opleiding.

Doelstellingen

Tijdens deze 2 dagen kom je te weten hoe je de switch maakt naar een papierloos secretariaat én welke digitale tools je hierbij ondersteunen. De thema's die centraal staan:

• Digitaal archiveren
• Digitaal communiceren
• Digitaal samenwerken
• Papierloos vergaderen en notuleren

Op de 2e dag ga je ook zelf aan de slag met deze tools:

• Outlook
• OneNote

Na deze 2-daagse ben je klaar om volledig de stap te zetten naar een digitale manier van werken op je secretariaat of je administratie.

Getuigenissen

Trainer die erg ad rem is, dit is zeer fijn in zo een kleine groep. De lessen gaan vlotjes vooruit en de dag is zo om. De lesinhoud was wat ik ervan verwachtte, ik kreeg oplossingen voor de problemen waarvoor ik gekomen was.

Siska Redelé, administratief secretaresse, SNCB – Strategy & Legal / 10-01 B-SL.2

Ik ga zeker iets doen met alle tips die Bouke gaf tijdens deze opleiding. Ik ben OneNote al aan het 'verkopen' aan de collega's, heb intussen al een regel voor 'wachten op' ingesteld.

Eva De Bruyn, managementassistant, Niko

De opleiding biedt heel veel perspectieven om je job op een veel efficiëntere manier uit te voeren. Wat ook vooral belangrijk is dat je door het toepassen ervan met tijdswinst zit. Ik ga onmiddellijk met de tips aan de slag. De opdeling van de cursus is perfect. Eerste dag theoretisch, maar toch niet op een saaie manier gebracht. En de tweede dag zelf aan de slag met een laptop. Zo kan je onmiddellijk alle handige tips uitproberen. Super opleiding!

Nathalie Demets, directieassistente, Hogeschool Gent

Deze opleiding was precies wat ik nodig had, een heldere uitleg met ruimte voor vragen en opmerkingen. Een plezier om van Marianne en Bouke les te krijgen!

Ellen Bourgois, managementassistant, Securitas Transport Aviation Security

Theorie en praktijk zijn mooi verdeeld, kleine groep zodat ieder wel zijn eigen vraag kan stellen. Prima opleiding met oog voor detail en perfect afgestemd op de doelgroep. Ik ga de uitdaging aan om de opleiding om te zetten in praktijk.

Ingrid Van Schoor, managementassistant, P&V Verzekeringen

Ik ben er naartoe gegaan om heel veel dingen op te steken, en die dan in de praktijk effectief te kunnen gebruiken. Wel, dat is geheel naar mijn verwachtingen ingevuld. Of zelfs nog meer dan dat ik ervan verwacht had. Het waren twee gemotiveerde lesgevers, die het heel boeiend kunnen blijven houden de hele dag, waardoor de aandacht niet vermindert. Ze zijn beiden heel goed voorbereid op het geven van de cursus. Ook heel veel tips en tricks gekregen.

Ilse Fillet, secretariaat vicerector Onderzoeksbeleid, KU Leuven

Sterke punten: zeer ervaren trainer die perfect op individuele vragen kon antwoorden. De vele praktijktips in Outlook zal ik dagelijks toepassen en zullen het werken eenvoudiger en sneller maken.

Karolien Daneels, secretaris, UZ Gent

Doelgroep

Deze opleiding is ideaal voor ondersteunende professionals die de switch willen maken naar een digitaal secretariaat:

• managementassistenten
• directiesecretaresses
• officemanagers

Kortom, iedereen die werkzaam is in een ondersteunende functie en de shift wil maken naar een digitaal secretariaat.

Programma

DAG 1

1. Digitaal archiveren: zo maak je een perfecte digitale structuur

• Hamsteren of opruimen?
• In 3 muisklikken naar het juiste document
• Gouden tips voor een duidelijke, digitale mappenstructuur
• Effectief samenwerken: alles voor iedereen beschikbaar
• Digitaal bewaren is duurzaam besparen
• Bouw je eigen DDD: Duurzaam Digitaal Depot
• De 7 geheimen van een digitaal archief

2. Digitaal notuleren: wat, hoe, waarom en wanneer?

• Nooit meer pen en papier
• Alternatieven voor digitaal notuleren
• Notuleren met de laptop, Excel, iPad, Mindmap, digitale inkt en geluid
• Een goede voorbereiding is het halve werk
• Vergadering afgelopen, notuleren klaar!
• De beste tips voor actielijst en besluitenlijst

3. Power mini-training Outlook

• Elke dag je hoofd en inbox leeg
• Snel verwerken van je e-mail
• De 2-minuten regel
• Handige tips om nooit meer het overzicht te verliezen
• Sneller dan de muis: sneltoetsen
• Datumnavigator in optima forma
• In 1 keer alle bijlagen uit uw mailbericht printen of opslaan
• Communiceren met je manager via directe celbewerking
• Automatisch regelen van je e-mail
• Contactpersonen en distributielijsten delen en doorsturen

DAG 2

1. Ontdek de verborgen mogelijkheden van Outlook in de praktijk

• Efficiënter en effectiever omgaan met e-mail
• Je mailbox is géén brievenbus
• Gouden e-mailtips: stop met ‘kwartetten'
• Ontdek de verborgen mogelijkheden van Outlook
• Opruimen en organiseren van je mail, zo krijg je grip
• Effectief mailen door mailboxautomatisering
• Agenda’s nog sneller beheren

2. Van Blocnote naar OneNote

• OneNote: net papier, maar dan beter
• Tekst, beeld en geluid in 1 document
• Van OneNote naar Outlook en vice versa
• Productiever en creatiever met OneNote
• De 10 belangrijkste voordelen en toepassingen
• Meteen aan de slag

Prijs: € 1 599,00 (excl. btw)

De opleidingen komen in aanmerking voor verschillende subsidies. Handig: zo betaal je zelf maar een deel van het inschrijvingsgeld.

• Tot 30 % subsidie met kmo-portefeuille op klassikale opleidingen, virtual classrooms en live webinars. Meer info vind je hier.

Extra

Neem je laptop en lader mee naar de training zodat we digitaal kunnen oefenen. De minimumvereisten van je laptop is een volledig geïnstalleerde versie Office 365.