Manuel pour les webinaires

Merci de collaborer à nos webinaires ! Vous trouverez ci-dessous une série de points pratiques à respecter. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à les adresser à votre personne de contact :

Myriam Viaene - [email protected]
Linda De Wolf - [email protected]
Meryam El Fakiri - [email protected]
Gianni Kerremans - [email protected]
Elke Dierens - [email protected]

How to webinar : comment fonctionne le logiciel des webinaires Online Seminar ?

Vous cherchez une courte démonstration de notre logiciel utilisé pour les webinaires ?

Dans cette courte vidéo (19 min), vous pouvez parcourir les différentes possibilités de l’outil lui-même !

Vous pouvez aussi lire ce manuel.

 

Votre présentation

Votre présentation sera téléchargeable via le logiciel utilisé pour les webinaires :

• Optez pour une présentation PowerPoint ;
• Taille de la police : 24-28 pt ;
• Taille maximale du fichier: 4 Mo ;
• Plutôt des images que des textes (trop longs) ;
• Les participants reçoivent la présentation au format PDF ;
• N’ajoutez pas de notes ou d’animations au ppt. La présentation est enregistrée dans notre système, qui supprime les notes et les animations.

Veuillez envoyer votre présentation à votre personne de contact une semaine avant le webinaire. 

Questions (sondage)

Afin de stimuler (et vérifier) l’attention des participants, nous vous proposons de leur poser quelques questions à choix multiple durant votre présentation.

Celles-ci apparaîtront sur l’écran des participants, qui peuvent alors « voter » en cliquant sur l’une des réponses.

Exemple :

• Oui-Non  | Vous avez déjà été confronté au crowdfunding ?
• Vrai-Faux | Les membres du comité de direction peuvent travailler sous un contrat de travail.
• Choix multiple | Quel est actuellement l’âge légal de la pension en Belgique ? 65, 67 ou 58

Lors de votre présentation, 3 questions de ce type seront posées. Si vous avez déjà des idées, envoyez-les-nous en même temps que votre présentation.

 

Diffusion à distance (à la maison)

Avant de diffuser un webinaire, il est préférable de parcourir la liste de contrôle ci-dessous pour s'assurer que toutes les conditions soient optimales :

• Utiliser un ordinateur portable avec la caméra et le microphone intégrés (et n'utiliser que celui-ci).
• En tant que navigateur Internet, il est préférable d'utiliser Google Chrome.
• Assurez-vous de tester la qualité de votre connexion internet via ce lien. En cas de connexion insuffisante, il est préférable d'utiliser un câble réseau.
• Un de nos employés vous contactera pour faire un test afin que vous puissiez vous familiariser avec les différentes fonctionnalités et que nous puissions vérifier le son et les images.
• Il est essentiel que l'endroit d'où vous diffusez le webinaire de test (domicile / bureau) soit le même que l'endroit d'où vous diffuserez le webinaire lui-même.

Nous vous demandons 20 minutes de votre temps pour passer en revue certaines choses avant le webinaire de test :

• Manuel général
• Video 'xxxxxxx' (19 min)
• Video en néerlandais : 'Hoe open programma's nakijken (en uitzetten)' (3 min)

 

Salle de webinaire

Les enregistrements de nos webinaires se déroulent dans un local spécialement prévu à cet effet :

• Des ordinateurs portables y sont disponibles. Vous n’avez donc pas besoin de votre propre matériel.
• Vous pouvez cependant vous munir de vos notes. Celles-ci seront mises à un endroit qui n’apparaîtra pas à l’écran.
• Un micro sera installé.
• Une caméra distincte filme votre visage.
• Un « hôte » vous accompagne (au niveau technique) tout au long du webinaire.

Vous êtes attendu dans nos locaux une demi-heure avant le début de votre webinaire (Motstraat 30, à Malines). Cela nous donne le temps de discuter des modalités pratiques et techniques.

Vous pouvez vous garer dans le parking visiteurs de NCOI Learning derrière notre bâtiment. Pour accéder au parking, prenez la « ruelle » entre notre bâtiment et celui de De Lijn et tournez à gauche à la fin de la rue. Vous pourrez garer votre voiture derrière la barrière. N’oubliez pas de demander un ticket de stationnement à votre « hôte » après le webinaire.

Notre bâtiment est également très facile d’accès en train (10 minutes à pied depuis la gare de Malines).

L’entrée se trouve du côté rue. Présentez-vous à l’accueil et demandez à voir votre personne de contact.

Mesures Covid-19

Les webinaires sont autant que possible enregistrés à distance. Il se peut toutefois que pour des raisons techniques, nous soyons exceptionnellement contraints de travailler depuis notre studio de Malines.

Afin de garantir la sécurité des orateurs et des hôtes, les mesures suivantes sont prises :

• ne vous rendez pas au studio d’enregistrement des webinaires si vous ne vous sentez pas bien ou si vous avez été en contact avec une personne atteinte du Covid-19 au cours des quatorze derniers jours ;
• ne vous rendez pas au studio d’enregistrement des webinaires si vous revenez d’une zone rouge (séjour à l’étranger au cours des quatorze derniers jours) ;
• munissez-vous d’un masque qui couvre la bouche et le nez et portez-le à tout moment dans les bâtiments. Vous pouvez retirer le masque lorsque vous prenez la parole pendant le webinaire ;
• au maximum 1 orateur et 1 hôte peuvent être présents simultanément dans le studio d’enregistrement ;
• l’orateur et l’hôte doivent se tenir à un mètre et demi de distance et sont séparés par un écran en plexiglas ;
• chaque orateur a son propre microphone. Les housses de protection des microphones sont désinfectées après chaque intervention ;
• du matériel de désinfection est prévu dans le studio d’enregistrement des webinaires et doit être utilisé en suffisance ;
• les portes du local restent ouvertes autant que possible afin de garantir une bonne aération ;
• le matériel est désinfecté après chaque utilisation ;
• l’orateur est prié de prévoir son propre repas et ses propres boissons ;
• si vous tombez malade après le webinaire, prenez contact avec votre médecin traitant.

Les mesures mentionnées ci-dessus doivent être respectées par toutes les personnes présentes nos les bâtiments, donc également notre hôte.

Parole

Un webinaire est fatigant, aussi bien pour l’intervenant que pour les participants. Quelques conseils :

• Respectez le temps prévu.
• Parlez calmement et respirez à temps.
• N’hésitez pas à boire quand vous avez soif.
• Essayez de regarder le plus possible la caméra.
• Faites de petites pauses en répondant aux questions ou en en posant (sondage).

Tenue vestimentaire

Vu que nous utilisons parfois un fond vert :

• Pas de vêtements verts;
• Pas de motifs tape-à-l’œil comme des carreaux, des bandes ou des ronds.

Questions des participants

Les participants peuvent poser des questions pendant le webinaire, mais uniquement par écrit, dans un « chat field ».

• L’hôte se charge de répondre aux questions techniques.
• L’hôte rassemble les questions de fond et vous les montre sur un écran séparé. À vous de choisir si / quand vous allez y répondre.

 

Diffusion à distance

Si vous diffusez depuis votre domicile (ou votre bureau), les points d'attention mentionnés ci-dessus sont également valables. Vous devez également prêter attention aux éléments suivants :

• Éclairage : placez-vous dans un endroit où il y a suffisamment de lumière. Veillez à ce que la principale source de lumière ne soit pas derrière vous, car vous obtiendrez alors une image très sombre. 
• Son / bruit : placez l'appareil dans un endroit où il y a peu de bruit de fond. Si nécessaire, fermez toutes les fenêtres/portes. 
• Veillez à ce que l'environnement/le fond soit aussi neutre que possible. Regardez attentivement ce qui apparaît à l'écran et éliminez les éléments perturbateurs. Retirez également les objets personnels si vous le jugez nécessaire (photos de famille, œuvres d'art,...).