Manuel pour les webinaires

Merci de collaborer à nos webinaires ! Vous trouverez ci-dessous une série de points pratiques à respecter. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à les adresser à votre personne de contact via [email protected]. 

How to webinar : comment fonctionne le logiciel des webinaires OnlineWebinar ?

Pour l’organisation de nos webinaires, nous collaborons avec notre partenaire OnlineWebinar. Nos clients se connectent à la plateforme OnlineWebinar et assistent à votre webinaire.
Vous, en tant qu'enseignant, vous recevez l'accès via un lien de diffusion par e-mail, qui vous amène directement à la vue présentateur en ligne du webinaire.

Curieux de savoir comment cela fonctionne ? 

1. Vous recevez de notre part un e-mail avec un lien de diffusion. Vous n'avez pas besoin d'installer de logiciel sur votre ordinateur portable ; se connecter via le navigateur suffit.
2. Vous devez vous connecter 15 minutes avant le début du webinaire par le biais du lien que vous avez reçu.
3. Votre présentation est déjà téléchargée par nos soins à ce moment-là, ainsi que les questions de sondage et l'éventuel test final. Les participants reçoivent aussi automatiquement un formulaire d'évaluation par la suite. 
4. L'outil de webinaire est très convivial et s'explique de lui-même. Vous voyez d'un coup d'œil où vous devez démarrer et arrêter le webinaire, et depuis combien de temps vous êtes en cours. Lorsqu'une pause est prévue, vous cliquez sur le bouton pause, et vous pouvez redémarrer par la suite. En outre, vous voyez rapidement combien de participants sont effectivement présents, si des questions sont posées, combien de personnes ont déjà répondu aux questions de sondage, etc.
5. Pendant la diffusion elle-même, vous pouvez, en tant qu'enseignant, vous concentrer entièrement sur 3 choses :
   •    Cliquer à travers votre présentation et vous concentrer sur le contenu et le message que vous voulez transmettre
   •    Lancer des questions de sondage après l'apparition d'une diapositive spécifique (voir plus loin)
   •    Répondre aux éventuelles questions des participant
6. Après la diffusion, il y a encore un court moment d'évaluation pour les participants. 

Vous familiariser rapidement avec ce nouvel outil ? Consultez les captures d'écran suivantes pour être immédiatement au courant de tout.

Votre présentation

Votre présentation sera téléchargeable via le logiciel utilisé pour les webinaires :

• Optez pour une présentation PowerPoint et utilisez notre modèle PowerPoint (vous pouvez le télécharger ici).;
• Numérotez les pages de votre présentation PowerPoint. Cela servira de référence aux participants, à votre personne de contact chez NCOI et à Online Seminar ;
• Paramétrez la taille des diapositives en format écran large 16:9. Ce réglage est nécessaire pour permettre l’utilisation du logiciel de webinaire ; 
• Taille de la police : 24-28 pt ;
• Taille maximale du fichier: 50 Mo ;
• Plutôt des images que des textes (trop longs) ;
• Les participants reçoivent la présentation au format PDF ;
• N’ajoutez pas de notes ou d’animations au ppt. La présentation est enregistrée dans notre système, qui supprime les notes et les animations.

Veuillez envoyer votre présentation à votre personne de contact une semaine avant le webinaire. Nous les préparons dans le webinaire concerné.

Questions (sondage)

Pour stimuler (et contrôler) l'attention des participants, nous lançons pendant votre présentation 2, 3 ou 4 des questions de sondage standard suivantes :

• Etes-vous la personne au nom de laquelle l'attestation de présence est établie? Oui
• La connexion à la plateforme s'est-elle bien déroulée? Oui/Non
• À quel moment préférez-vous suivre un webinaire ? Le matin / L'après-midi / Le soir / Sur demande
• Pensez-vous qu'il est important de toujours voir le (les) intervenant(s) à l'écran pendant un webinaire ? Oui/Non 

Votre personne de contact chez NCOI déterminera l’enchainement des sondages et le communiquera à Online Seminar.

Questions de test

Pour certaines associations professionnelles (DOM, ITAA, FSMA), outre une présence minimum de 80 % et la réponse aux questions de sondage, il est également nécessaire de répondre aux questions de test de contenu (une pour l’ITAA/DOM & trois pour la FSMA) afin que les participants obtiennent leur attestation.
Si l’un de ces certificats est délivré dans le cadre de votre formation, votre personne de contact chez NCOI vous demandera d’envoyer une ou plusieurs questions de test de contenu (questions à choix multiples, y compris la solution), et celles-ci seront déjà ajoutées au webinaire. Les participants seront invités à répondre aux questions d’évaluation à la fin du webinaire. Sur trois questions d’évaluation, les participants doivent répondre correctement à au moins deux questions pour obtenir leur certificat.
 

Questions des participants

Les participants peuvent poser des questions pendant le webinaire, mais uniquement par écrit, dans un chat field. Vous recevez une notification push rouge à chaque nouvelle question. À vous de choisir quand vous répondez à ces questions.
 

Diffusion à distance

Les webinaires sont toujours diffusés à distance. Cela signifie que vous pouvez enseigner le webinaire vous-même depuis chez vous (ou votre bureau). Nous vous demandons de faire et/ou de vérifier les éléments suivants :

• Vous utilisez un ordinateur portable avec caméra et microphone (intégrés) et vous vous assurez que seuls ceux-ci sont connectés et opérationnels.
• Vous disposez d'une connexion internet stable. Nous recommandons d'utiliser un câble internet. La diffusion en WiFi est également possible si votre connexion est suffisamment forte. Vous pouvez la tester ici. Quand vous vous connectez, vous voyez également le statut de votre connexion en haut à droite. Il est important que le statut soit au vert avant de commencer la diffusion. Si ce n'est pas le cas, suivez les instructions affichées.
• Placez-vous quelque part où il y a suffisamment de lumière. Assurez-vous surtout que la principale source de lumière ne soit pas derrière vous, car vous obtiendriez alors une image très sombre.
• Placez-vous dans un espace où il y a peu de bruit de fond. Fermez éventuellement toutes les fenêtres/portes.
• Veillez à avoir un environnement/arrière-plan aussi neutre que possible. Regardez bien ce qui apparaît à l'image et retirez les éléments perturbateurs. Enlevez éventuellement aussi les objets personnels si vous le jugez nécessaire (photos de famille, œuvres d'art,...).

Parler

Un webinaire est fatigant, aussi bien pour l’intervenant que pour les participants. Quelques conseils :

• Parlez calmement et respirez à temps.
• N’hésitez pas à boire quand vous avez soif.
• Essayez de regarder le plus possible la caméra.
• Intégrez de courtes pauses en passant aux réponses aux questions ou au lancement de questions de sondage.