To do na start van de VC

1. Blijf nog even in de klas
2. Bel deelnemers met problemen/afwezige deelnemers op
3. Blijf beschikbaar in MS Teams voor opvolging
4. Maak en verzend een debrief


1. Blijf nog even in de klas

Blijf het eerste half uur na start van de opleiding in de klas en luister mee. Dit is het moment waarop duidelijk wordt of de docent/deelnemers verder kunnen of dat er toch nog problemen zijn.


2. Bel deelnemers met problemen/afwezige deelnemers op

• Bel zsm de deelnemers die problemen ondervinden (zie Problemen oplossen).
• Bel de afwezige deelnemer(s) en pols of ze bewust afwezig zijn of dat er technische problemen zijn. Vermeld in de debrief (zie verder) om welke reden de deelnemer(s) afwezig zijn. Deelnemers die niet telefonisch bereikbaar zijn, zend je een mail (ook terug te vinden in MS Teams in de chat “KD Digitaal – escalatie & opvolging”, onder Bestanden, DH – VC – voorbeeldmail afwezige deelnemer) ivm hun afwezigheid. Gelieve onze klantendienst ([email protected]) steeds in cc te zetten van mails die je verzendt naar klanten. Zo zijn ook zij op de hoogte van afwezigheden, problemen …
• Hebben gecontacteerde deelnemers vragen rond hun Virtual Classroom die je niet kan beantwoorden (inhoudelijk, terugbetalingen …) laat de klant de vraag op mail zetten naar [email protected]. 

3. Blijf beschikbaar in MS Teams voor opvolging

Aangezien je opdracht in totaal 3 uur omvat, blijf je na start nog 2,5 uur beschikbaar voor het opvolgen van eventuele problemen. Deze problemen komen dan voornamelijk in de chat van MS Teams “KD Digtiaal – escalatie & opvolging” binnen dus houd deze goed in de gaten! Met deze personen neem je telefonisch contact op en je vermeldt steeds in de chat én in de debrief welke opvolging je hieraan gegeven hebt.


4. Maak en verzend een debrief

Je stelt voor elke opleiding die je host, via een aangeleverde template, een debrief op naar de PA en PM van de opleiding. Deze template kan je ook terugvinden bij bestanden in de Teams-chat “KD Digitaal – escalatie & opvolging”.

Wat vermelden in de debrief?

1. Welke deelnemers hadden problemen (geluidsproblemen, inlogproblemen,…)?
2. Was de docent vertrouwd met Vitero?
3. Waarom zijn de gecontacteerde deelnemers afwezig?
4. Wie heeft er een sessiecode ontvangen?

Opgelet:

• Start steeds van de aangeleverde template voor de aanmaak van een nieuwe debrief. Het gebeurt immers dikwijls dat bepaalde info (de titel van de opleiding, de PROD-code, de REG-code …) niet aangepast wordt.
• Zijn er meerdere hosts voor dezelfde opleiding? Spreek dan onderling af wie de debrief opstelt want 2 debriefs per opleiding zijn uiteraard niet nodig. Let er wel op dat alle info, ook van je mede-host, op de debrief vermeld wordt.
• Bewaar je debrief steeds onder een andere naam en overschrijf zeker niet je vorige debrief. Zend per mail het Word-document van deze debrief door en stuur zeker geen link naar de debrief in een of andere cloud want het is in het verleden al gebeurd dat een debrief al overschreven werd op die plaats alvorens deze gedownload werd door NCOI Learning. Het is ook handig om je debrief even te bewaren voor het geval de debrief om één of andere reden terug door ons opgevraagd wordt.